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2016-01-25
ERP专栏之四十一
对ERP财务业务一体化的理解
  ERP系统是一套跨部门、财务与业务高度集成的企业级管理系统,它克服了过去部门级信息系统所造成的信息孤岛问题,实现了财务和业务的一体化高效运作,帮助财务人员从繁重的事务性工作中解放出来,将更多的精力投入到管理、分析性的工作;并且通过系统将管控规则进行固化,实现财务管控的标准化、规范化水平。具体来看,可以从以下三个方面理解财务业务一体化:
  首先,ERP系统实现了会计凭证实时自动生成。当业务活动发生时,在记录相关的业务行为的同时,ERP自动依照预先设定的管理归集口径,核算财务信息。例如,当销售发货时,仓库人员会通过ERP库存模块实行发货操作去扣减库存;ERP系统会在库存扣减的同时,自动触发产生一张“存货值减少,成本增加”的会计凭证。
  其次,ERP系统通过“一次录入,全局共享”方式打破了财务与业务间的部门壁垒,最大程度实现信息共享,避免了“财务业务两张皮”的问题。财务部门的核算数据来源于业务部门,财务人员可以从自动生成的会计凭证追溯到前段业务部门的业务单据;同样,业务部门也能够及时看到相关的财务信息,例如采购部门可以及时看到合同的付款情况。
  最后,ERP系统可以帮助财务部门实现费用管控从事后分析模式转变为事前、事中控制模式,将财务部门的被动预算控制模式转变为企业各部门的主动预算控制模式。例如可以在提报采购申请、创建采购订单等环节就进行预算可用额度检查,从而将预算管控进行前移,促使业务部门及时掌握预算实行情况并采取相应措施处理潜在的预算超支。
  过往的实施经验表明,只有及时转变思想观念,充分吸取一体化运作的管理理念,才能建好ERP、用好ERP,充分发挥ERP的价值。还是以前述仓库发货自动生成会计凭证为例,可能部分财务管理人员不理解,他们会认为仓库管理人员没有会计上岗证,不允许他们实行任何与财务处理相关的系统操作。其实,从新的管理理念上看,任何与物流相关的财务记账处理,都是在财务人员规定的原则下,由ERP系统自动进行的,实际上是仓库人员在进行业务操作的同时,由电脑系统自动帮财务人员实时做了一笔凭证,让这些物流动作产生的财务信息,实时地反映在财务报表上。
  综上,通过财务业务一体化能够实现凭证自动生成、信息共享、加强管控。业务及财务人员要认识到,虽然财务业务一体化能够产生这些收益,但是其所蕴含的管理理念也会带来观念上的冲击、带来工作方式、工作习惯的差异,从而认识到ERP实施不仅仅是单纯的信息化,还可能涉及到一体化运作模式所带来的组织岗位和业务流程上的调整和优化。
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